Privacyverklaring

Stichting STUW is een samenwerkingsverband van woningcorporaties in de Utrechtse regio U16. Wij richten ons op het bevorderen van de samenwerking, gezamenlijke lobby en belangenbehartiging en monitoring en onderzoek op het gebied van het wonen en de rol van de woningcorporaties daarin.

Vanuit de aard van ons werk zijn wij een business-to-business organisatie en hebben geen klantcontacten. Dat neemt niet weg dat Stichting STUW persoonsgegevens vastlegt en dat Stichting STUW valt onder de AVG en de privacy van deze persoonsgegevens serieus neemt. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is dan ook Stichting STUW.
Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw gegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin. Wij hanteren een privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

• Alle persoonsgegevens verwerken wij ten behoeve van het uitvoeren van onze werkzaamheden die jaarlijks zijn vastgelegd in een werkplan, geaccordeerd door de deelnemende corporaties en/of zijn met uw toestemming verkregen.
• Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en nemen voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
• Wij houden ons aan de AVG en andere toepasselijke wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Welke gegevens verzamelen wij en waar worden deze gegevens voor gebruikt?
Stichting STUW gebruikt een aantal (persoons)gegevens van medewerkers en/of bestuurders van de aangesloten corporaties. Deze gegevens gebruiken wij om overleggen en vergaderingen uit te schrijven waarvoor specifiek medewerkers van corporaties zijn aangemeld of om in dat verband relevante informatie aan de betreffende medewerkers te kunnen toesturen.

Daartoe hanteren wij (naast individuele emailadressen) permanente e-mail-verzendlijsten (bedrijfs-emailadressen) voor bestuurders en bepaalde groepen medewerkers. Die zijn permanent omdat wij frequent gevraagd of ongevraagd, deze groepen informatie sturen waarvan de aard hierboven is weergegeven. Naast emailadressen verwerken wij bedrijfstelefoonnummers en/of mobiele telefoonnummers van medewerkers van de aangesloten organisaties.
Daarnaast beschikken wij over gegevens van contactpersonen van organisaties waarmee wij frequent en duurzaam samenwerken. Ook dan gaat het om bedrijfsemailadressen, bedrijfstelefoonnummers en mobiele telefoonnummers.
Stichting STUW verwerkt geen persoonsgegevens zoals geslacht, woonplaats en adres, privé emailadressen en ook geen bijzondere persoonsgegevens, zoals beschreven in de wet. Wij verkopen geen persoonsgegevens en stellen deze ook niet aan derden beschikbaar, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Website
Stichting STUW heeft een externe website waarop nieuwsberichten, rapportages en onderzoek en de links naar de websites van de deelnemende corporaties te vinden zijn. Verder worden hierop geen persoonsgegevens gepubliceerd. Alleen de namen en de foto’s van de medewerkers zijn met hun instemming opgenomen.

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van persoonlijke gegevens is belangrijk. De bij ons opgeslagen gegevens worden door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd teneinde verlies of misbruik door derden zo goed als mogelijk te voorkomen.
De e-mailadressen en telefoonnummers zijn opgenomen in ons contactpersonen register. Net als de e-mails zijn zij slechts door Stichting STUW medewerkers toegankelijk via een inlogcode.
Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek.
Stichting STUW beschikt over een papieren archief dat achter en slot en grendel wordt bewaard.

Bewaartermijn
Stichting STUW bewaart persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens noodzakelijk zijn. Daarbij worden de volgende richtlijnen aangehouden:

• Correspondentie via e-mail wordt maximaal twee jaar bewaard omdat deze binnen die periode relevant kunnen zijn voor de actuele werkzaamheden. De e-mails worden uiterlijk na twee jaar vernietigd, tenzij deze cruciale informatie bevatten over bijvoorbeeld zakelijke contracten e.d.
• Bedrijfsemailadressen, bedrijfstelefoonnummers en mobiele telefoonnummers worden bewaard zolang betreffende medewerkers werkzaam zijn bij de aangesloten corporatie of verbonden zijn aan een organisatie waarmee Stichting STUW duurzaam contact onderhoudt. Daardoor kunnen betreffende personen worden bereikt voor afspraken, vergaderingen en informatie. Als personen vertrekken, worden hun gegevens uit onze bestanden verwijderd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van u hebben, om deze gegevens te corrigeren of te doen verwijderen. U kunt een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering, overdracht van uw persoonsgegevens, bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens of uw toestemming tot verwerking van persoonsgegevens intrekken.
U kunt dit doen door een e-mail of brief te sturen naar onderstaand adres. Stichting STUW zal uiterlijk binnen één maand op uw bericht reageren.

Stichting STUW
Brennerbaan 106
3524 BN Utrecht

Postbus 24082
3502 MB Utrecht

030 28 26 800
stuw@portaal.nl

Klacht
U kunt altijd over uw persoonsgegevens en de wijze waarop wij daarmee omgaan, contact opnemen via bovenstaande kanalen. Maar mocht u toch niet tevreden zijn over de manier waarop wij met uw gegevens of uw verzoeken daarover omgaan, dan heeft u uiteraard de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen van de privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
Opgesteld op 24 mei 2018.